Datenschutz

Unsere Website wird über OpenAI Sites bereitgestellt. OpenAI Ireland Ltd. verarbeitet die über die veröffentlichte Website erhobenen Daten in unserem Auftrag auf Grundlage des ChatGPT Sites Data Processing Addendum. Dabei wird Infrastruktur von Cloudflare für den Betrieb und die Speicherung von Daten eingesetzt. Die Domain ixtrado.de wird über STRATO verwaltet.

Beim Abruf der Website werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Verbindungsdaten verarbeitet. Dies dient der Auslieferung, Verfügbarkeit, Fehlerbehebung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb der Website.

Ankaufdaten und zugehörige Dateien werden in der bereitgestellten Anwendungsdatenbank und im Dateispeicher verarbeitet. Die jeweiligen Inhalte und Zwecke erläutern die folgenden Abschnitte.

Wenn Sie uns über ein Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Nachrichteninhalt sowie weitere freiwillig übermittelte Angaben, beispielsweise eine Telefonnummer und Artikelinformationen. Im Kontaktformular sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht erforderlich; ohne diese Angaben kann die Anfrage dort nicht versendet werden.

Vertragsbezogene Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei anderen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung Ihrer Nachricht.

Allgemeine Kontaktformulare senden die Anfrage an unser E-Mail-Postfach und eine Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Diese Nachrichten werden im E-Mail-System verarbeitet und gespeichert. Davon zu unterscheiden ist die zusätzliche Speicherung von Online-Ankäufen in unserer Anwendungsdatenbank.

Für den E-Mail-Versand und die Bearbeitung von Nachrichten verwenden wir Gmail von Google. Dabei verarbeitet Google insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Nachrichteninhalt, gegebenenfalls Anhänge und technische Versanddaten. Der Versand durch die Anwendung erfolgt über die Gmail API.

Sie können Artikel auswählen, suchen, per Barcode erfassen oder anhand von Fotos beschreiben und eine Ankaufanfrage absenden. Wir verarbeiten insbesondere Kontaktdaten, Artikelbezeichnung und Kennungen, Zustand, Zubehör, Stückzahl, Fotos, Notizen, Preisvorstellungen, berechnete Preise, unsere Bewertung sowie den Bearbeitungsstatus und die zugehörige Kommunikation.

Der Warenkorb und abgesendete Ankäufe werden in unserer Anwendungsdatenbank gespeichert. Hochgeladene Fotos werden im Dateispeicher abgelegt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Soweit für die Abwicklung erforderlich, kommen Versand- und Rücksendeangaben, Zahlungsinformationen sowie Beleg- und Geschäftsvorgangsdaten hinzu.

Rechtsgrundlage für Anfrage und Abwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Unterlagen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten vorhalten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine Speicherung zur Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche kann auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Die im jeweiligen Formular als erforderlich gekennzeichneten Angaben werden für den angefragten Ablauf benötigt. Freiwillige Zusatzangaben können Sie weglassen. Ohne notwendige Kontakt- und Artikelangaben können wir eine Ankaufanfrage nicht sinnvoll bearbeiten.

Für die Statusabfrage werden eine Ankauf-ID und gegebenenfalls ein zugehöriger Zugriffsschlüssel verwendet. Behandeln Sie Statuslinks und Zugriffsschlüssel vertraulich und geben Sie sie nur an Personen weiter, die den Vorgang einsehen dürfen.

Wenn Sie über unseren eBay-Shop bestellen, können wir die für die Abwicklung erforderlichen Daten über die eBay-Schnittstelle in unser Verwaltungssystem übernehmen. Quelle dieser Daten ist eBay. Dazu gehören insbesondere Name beziehungsweise Nutzername, übermittelte Kontaktangaben, Rechnungs- und Lieferadresse, Bestellnummer, Artikel, Beträge sowie Zahlungs- und Versandstatus. Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Bestellung, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation. Versandinformationen, insbesondere Versanddienstleister und Sendungsnummer, können an eBay zurückgemeldet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für gesetzlich erforderliche Unterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für den Versand und gegebenenfalls Rücksendungen übermitteln wir die benötigten Empfänger- und Adressdaten sowie sendungsbezogene Angaben an den beauftragten Versanddienstleister, insbesondere DHL. Soweit für die gewählte Versandleistung erforderlich, gehören dazu auch übermittelte Kontaktangaben. Wir verarbeiten Versandlabels, Sendungsnummern und Zustellinformationen zur Durchführung und Nachverfolgung des Versands auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auszahlungen für angekaufte Artikel erfolgen ausschließlich über PayPal. Dafür verarbeiten wir die mitgeteilte PayPal-Empfängerkennung, insbesondere die PayPal-E-Mail-Adresse, den Betrag und den Verwendungszweck und übermitteln die notwendigen Zahlungsangaben an PayPal. Zur Zuordnung und Dokumentation der Auszahlung verarbeiten wir Transaktionsdaten und Zahlungsbestätigungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Buchführungs- und Nachweisdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Beim Barcode-Scan wird das Kamerabild zur Erkennung im Browser verarbeitet. Der laufende Kamerastream wird für diesen Scan nicht an unseren Server übertragen. Die erkannte Produktkennung, etwa eine EAN, wird zur Produktsuche an unsere Anwendung gesendet.

Bei der Produktsuche können Produktkennungen, Suchbegriffe und Artikelmerkmale über die eBay API abgefragt werden. Bei gegradeten Sammelkarten können auch Zertifikatsnummern und Kartenmerkmale zur Zuordnung und Prüfung verarbeitet und an den jeweiligen angebundenen Zertifikatsdienst, insbesondere PSA, übermittelt werden. Kontaktangaben aus der Ankaufanfrage sind für diese Produktabfragen nicht vorgesehen.

Die Verarbeitung dient der Zuordnung und Bewertung der von Ihnen angebotenen Artikel im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Fotoerkennung ist davon zu unterscheiden; sie wird im folgenden Abschnitt erläutert.

Ein Link zu unserem eBay-Shop führt auf eine externe Website. Nach dem Aufruf gelten dort die Datenschutzinformationen von eBay.

Wenn Sie eine Fotoerkennung auslösen, werden die ausgewählten oder aufgenommenen Einzelbilder an unsere Anwendung übertragen und zur Produktidentifikation über die Gemini API an Google übermittelt. Je nach Funktion werden außerdem auf den Artikel bezogene Angaben und eine technische Anweisung zur Erkennung übermittelt. Die KI liefert Vorschläge etwa zu Produktname, Marke, Kategorie und sichtbaren Merkmalen.

Die Verarbeitung dient der von Ihnen angeforderten Unterstützung bei der Erfassung eines Ankaufartikels. Soweit personenbezogene Daten für diese Anfrage erforderlich sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage. Bitte fotografieren Sie nur den Artikel und vermeiden Sie Personen, Ausweise, Adressetiketten, Zahlungsdaten oder andere für die Erkennung nicht benötigte persönliche Angaben. Die Kameraerlaubnis des Browsers ist für sich genommen keine pauschale datenschutzrechtliche Einwilligung in weitere Verarbeitungen.

Fotos, die Sie Ihrem Warenkorb oder Ankauf hinzufügen, können außerdem als Bestandteil des Vorgangs bei IXTRADO gespeichert werden. Die Übermittlung zur KI-Erkennung und die Speicherung beim Ankauf sind unterschiedliche Verarbeitungsschritte.

KI-Ergebnisse können unzutreffend sein und sollen vor der weiteren Verwendung kontrolliert werden. Die Preisberechnung unterstützt die Bewertung von Artikeln; sie ist keine Bewertung Ihrer persönlichen Bonität. Rückfragen zu einer Bewertung können Sie an uns richten.

Für die interne Erfassung von Eingangsrechnungen und Kassenbelegen setzen wir außerdem eine KI-gestützte Texterkennung ein. Bei dieser Verarbeitung wird der jeweilige Beleg als Bild oder PDF einschließlich seines Inhalts und Dateinamens an die Gemini API von Google übermittelt. Enthaltene Daten können insbesondere Namen, Anschriften, Rechnungsnummern, Steuerangaben, gekaufte Leistungen, Beträge und Zahlungsinformationen sein. Das Ergebnis wird zur Vorbereitung der Buchhaltung und zur Übernahme von Rechnungsfeldern verwendet.

Rechtsgrundlage für die unterstützende Belegerkennung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine effiziente, nachvollziehbare Erfassung von Geschäftsbelegen. Die gesetzlich erforderliche Aufbewahrung der Belege beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Das Erkennungsergebnis ersetzt nicht den Originalbeleg; die Vorschläge sind vor ihrer Verwendung zu prüfen. Die Hinweise auf internationale Verarbeitung in Abschnitt 9 gelten auch für diese Belegdaten.

Die laufende Artikelsicherung beginnt nach einer tatsächlichen Eingabe. Der Cookie „ixtrado_draft_access“ enthält eine signierte Zugriffkennung, ist für JavaScript nicht lesbar (HttpOnly) und erlaubt den Zugriff auf den zugehörigen Entwurf. Der Zugriff auf neue laufende Entwürfe endet grundsätzlich nach 24 Stunden; das löscht die Serverdaten nicht automatisch. Ein vorhandener älterer Warenkorb kann während seiner bisherigen Frist weiterverwendet werden. Für die optionale Aktion „Später fortsetzen“ gelten die unten beschriebenen Voraussetzungen und Fristen.

Zur Wiederaufnahme der Statusabfrage speichert die Anwendung die letzte Ankauf-ID unter „ixtrado-ankauf-last-id“ sowie gegebenenfalls den Zugriffsschlüssel unter „ixtrado-ankauf-token:…“ im Local Storage. Diese Einträge haben derzeit kein eigenes automatisches Ablaufdatum und bleiben bis zur Löschung der Websitedaten im Browser oder einer Entfernung durch die Anwendung bestehen.

Die zuletzt verwendete Ankaufkategorie wird für den aktuellen Ablauf im Sitzungsspeicher des Browsers gespeichert. Diese Speicherung ist an die jeweilige Browsersitzung beziehungsweise den geöffneten Tab gebunden.

Für berechtigte Nutzer unseres internen Verwaltungsbereichs speichern wir Anmeldeinformationen, persönliche Anzeigeeinstellungen und vorübergehende Eingaben im Browser. Dies ermöglicht die Anmeldung und erleichtert die Bearbeitung von Vorgängen. Anmeldedaten im Browser werden spätestens nach acht Stunden ungültig und bei der Abmeldung entfernt. Vorübergehende Eingaben bleiben für die jeweilige Sitzung beziehungsweise den geöffneten Tab gespeichert; Anzeigeeinstellungen bis zum Entfernen durch die Anwendung oder zum Löschen der Websitedaten. Zur sicheren Verbindung mit angebundenen Diensten können zusätzlich kurzfristige Prüfkennungen verwendet werden.

Soweit eine Speicherung oder ein Zugriff unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst wie Warenkorb, Statuszugriff oder Admin-Anmeldung bereitzustellen, erfolgt dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Für nicht erforderliche Speicherzugriffe wäre eine Einwilligung nötig.

Die Anwendung verwendet keine eingebundenen Marketing- oder Drittanbieter-Tracking-Werkzeuge und keinen Newsletter. Den aktuellen Zustand der optionalen eigenen Formularstatistik und ihrer Einwilligung beschreibt der folgende Abschnitt. Sie können gespeicherte Websitedaten in den Einstellungen Ihres Browsers löschen. Dadurch können Warenkorbzuordnung und gespeicherter Statuszugriff verloren gehen.

Zum Schutz unserer Website vor Missbrauch und unberechtigten Zugriffen verarbeiten wir IP-bezogene Kennungen und Zeitpunkte von Anfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb der Website und der Schutz der darüber verarbeiteten Daten.

Der Hosting-Schutz von Cloudflare kann das Cookie „__cf_bm“ zur Erkennung automatisierter und missbräuchlicher Zugriffe setzen. Es enthält verschlüsselte Informationen zur Bot-Erkennung und läuft laut Cloudflare nach 30 Minuten durchgehender Inaktivität ab. Es gehört zum technischen Missbrauchsschutz, nicht zur freiwilligen IXTRADO-Formularstatistik. Für diesen erforderlichen Sicherheitszweck erfolgt die Endgerätespeicherung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Die zur Begrenzung von Anfragen gespeicherten Kennungen werden nach Ablauf des für die jeweilige Funktion vorgesehenen Schutzzeitraums bei der nächsten Prüfung automatisch gelöscht. Weitere Anfragen innerhalb dieses Zeitraums verlängern die Speicherung der betreffenden Kennung. Ohne eine nachfolgende Prüfung können abgelaufene Einträge zunächst gespeichert bleiben. Die Angaben zu technischen Protokollen in den Abschnitten 2 und 10 gelten davon unabhängig.

Empfänger beziehungsweise technisch beteiligte Dienstleister sind insbesondere OpenAI Sites und die dabei eingesetzten Cloudflare-Dienste für Hosting und Speicherung, Google für Gmail sowie die Produkt- und Belegerkennung mit Gemini, eBay für Produktabfragen und die Bestellabwicklung sowie gegebenenfalls Zertifikatsdienste für Kartenabfragen. Bei Versand und Auszahlungen kommen die beauftragten Versanddienstleister, insbesondere DHL, sowie PayPal hinzu. Welche Daten betroffen sind, erläutern die Abschnitte zu den jeweiligen Abläufen. Innerhalb von IXTRADO dürfen nur berechtigte Personen auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten zugreifen.

Je nach eingesetztem Dienst kann eine Verarbeitung auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA. Eine ausschließlich deutsche oder europäische Verarbeitung wird hier nicht zugesagt.

Für Übermittlungen von Hostingdaten aus dem EWR durch OpenAI Ireland sieht Abschnitt 4.1 des Sites Data Processing Addendum EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Die Vereinbarung und die aktuelle Liste der Unterauftragnehmer sind unten verlinkt; Informationen zu den einschlägigen Garantien können Sie auch über unsere Kontaktadresse anfordern.

Informationen zu den jeweiligen Anbietern finden Sie in den unten verlinkten Datenschutz- und Dienstbedingungen. Diese ergänzen unsere Informationen; sie ersetzen nicht die Festlegung der für den konkreten Einsatz erforderlichen Vertragsgrundlagen und Übermittlungsgarantien.

Für Kontaktanfragen ist maßgeblich, ob die Anfrage abschließend bearbeitet ist und ob noch Rückfragen, ein anschließender Vertrag oder konkrete Ansprüche zu erwarten sind. Bei Warenkörben, Ankaufdaten und Fotos sind die laufende Anfrage, die Abwicklung, offene Rücksendungen, Zahlungen und mögliche Streitfälle die maßgeblichen Kriterien. Nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen, soweit keine andere Rechtsgrundlage ihre weitere Speicherung rechtfertigt.

Soweit steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO bestehen, gelten grundsätzlich zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen, sowie sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige dort genannte steuerlich relevante Unterlagen. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Sonderregelungen und laufende steuerliche Verfahren können eine längere Aufbewahrung erfordern. Diese Pflichten rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Produktfotos oder abgebrochener Anfragen für dieselbe Dauer.

Für Anfragen, Warenkörbe und Fotos ist derzeit keine durchgängige automatische Löschung eingerichtet. Abgelaufene, nicht abgesendete Entwürfe und nicht mehr benötigte Fotos werden durch IXTRADO manuell bereinigt. Bis zur tatsächlichen Bereinigung bleiben diese Serverdaten gespeichert; eine feste automatische Löschfrist wird hierfür nicht zugesagt. Die Laufzeiten von Cookies und Browserdaten sind in Abschnitt 7 beschrieben und bewirken keine automatische Löschung der Datenbankeinträge. Interne Erinnerungsgrenzen ersetzen weder die Prüfung der weiteren Erforderlichkeit noch die Löschung nicht mehr benötigter Daten.

Die Dauer von Anbieterprotokollen und Sicherungskopien wird zusätzlich durch die jeweilige Dienstkonfiguration bestimmt. Eine einheitliche, technisch bestätigte Frist für sämtliche beteiligten Dienste liegt derzeit nicht vor. Zu einem konkreten Vorgang können Sie über unsere Kontaktadresse Auskunft oder Löschung verlangen.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an ixtrado@gmail.com. Soweit erforderlich, können wir Angaben anfordern, um Ihre Identität zu prüfen und die Daten dem richtigen Vorgang zuzuordnen.

Wir informieren Sie grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags über die ergriffenen Maßnahmen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Verlängerung erfüllt sind, informieren wir Sie innerhalb dieses Monats über die Verlängerung und deren Gründe. Gesetzlich aufzubewahrende Daten können von einer sofortigen Löschung ausgenommen sein.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unser Unternehmen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) eine Anlaufstelle.

Die Website verwendet eine verschlüsselte Verbindung. Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten und dienen dem Schutz vor unberechtigter Nutzung, Verlust und Veränderung.

Wir passen diese Informationen bei Änderungen der angebotenen Funktionen und Datenverarbeitungen an. Stand dieser Überarbeitung: 27. September 2026.